Dlaczego tak trudno zaufać e-administracji
Dość dobrze orientuję się w przepisach i praktyce komunikacji z urzędami za pośrednictwem internetu. Dlaczego więc mimo pewności, że przecież można, że w sumie to działa, miewam dylemat, czy jednak nie wysłać pisma listem poleconym?
Według badania „E-administracja w Polsce na tle Unii Europejskiej” opracowanego przez naukowców z Uniwersytetu Warszawskiego Polacy rzadko korzystają z usług e-administracji. Najczęściej wskazywanym powodem jest obawa o bezpieczeństwo wprowadzonych danych oraz brak umiejętności obsługi systemów online. „Obserwacja ta pokazuje, że polskie e-usługi nie są funkcjonalne, ponieważ wypełnienie wniosku prze Internet nie powinno wymagać wysokich kompetencji” – czytamy w raporcie. Z kolei internauci, którzy coraz częściej podejmują interakcję z urzędem jako główny powód niezadowolenia z e-usług publicznych, wskazują brak możliwości załatwienia całej sprawy online. Blisko jedna trzecia Polaków korzystających z Sieci uważa, że załatwienie sprawy online trwało dłużej niż się spodziewali. Jedną z przyczyn tego stanu rzeczy, jest zapewne to, że pracownicy sektora publicznego, żyjący na co dzień w świecie papieru, nie mają świadomości czym różni się „forma pisemna” od „formy dokumentu elektronicznego” i jak postępować z dokumentem w postaci elektronicznej. Trzeba sprawiedliwie przyznać, że redakcja i mnogość przepisów w tym zakresie tego zadania nikomu nie ułatwiają.
Trudno nie mieć obaw w momencie wysyłania pisma do urzędu przez internet, gdy już sam sposób jego wniesienia zależy od tego czego ono dotyczy (sic!). Deklaracje PIT składa się bowiem poprzez system e-deklaracje, pisma w postępowaniu administracyjnym i podatkowym przez elektroniczną skrzynkę podawczą, a wniosek o dostęp do informacji publicznej można wysłać zwykłym e-mailem. Urzędy nie informują też w swoich pismach w jaki sposób można np. odwołać się od decyzji, z wykorzystaniem nowoczesnych technologii. Nic dziwnego, że gubią się w tym także sądy administracyjne, które raz orzekają tak, a raz siak.
przedłożone przez skarżącego urzędowe poświadczenie przedłożenia dokumentu nie dowodzi, że faktycznie wpłynął wniosek skarżącego do skrzynki odbiorczej Urzędu Gminy WSA we Wrocławiu: IV SAB/Wr 17/15
Papier jest namacalny, zatem „silny” w kontaktach z administracją. Zasadniczo nikt nie ma też wątpliwości gdzie go wysłać, bo zwykle urząd ma jeden adres do korespondencji. W wypadku elektronicznych skrzynek podawczych nie zawsze jest to takie oczywiste, bo wiele placówek ma kilka skrytek na ePUAP. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie doręczania dokumentów elektronicznych adres esp powinien być opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej placówki. Przepis nie określa jednak dokładnie jego umiejscowienia w strukturze informacyjnej, zatem panuje tu różnorodność. Co prawda, jak wynika z badania „Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce” wykształciła się w tym zakresie dobra praktyka, by identyfikator URI umieszczać właśnie przy danych teleadresowych urzędu. Niestety, w rzeczywistości często odnośnik prowadzi do strony głównej ePUAP, SEKAP lub w otchłań internetu.
Niektóre instytucje korzystające z ePUAP podają też w BIP adres skrytki (np. /gn9u55ai9v/SkrytkaESP). Może się więc pojawić wątpliwość po zaadresowaniu pisma w ePUAP. Na ekranie widać bowiem, na którą skrytkę zostanie podanie wysłane. I bywa, że widnieje tam zupełnie inna ścieżka niż ta podana w oficjalnym publikatorze. Teoretycznie nic nam nie grozi – pismo zostanie wysłane, a jeśli formularz został poprawnie oprogramowany otrzymamy Urzędowe Poświadczenie Odbioru (przedłożenia). Tyle tylko, że przesyłka może nie trafić do właściwego wydziału albo w ogóle nie zostać odebrana. Takie przypadki naprawdę się zdarzają i nawet kończą się w sądzie – często na niekorzyść tego, kto zdecydował się na elektroniczny kontakt z urzędem. Papier okazuje się zatem być nie tylko skuteczniejszym ale też i szybszym sposobem załatwienia sprawy. I między innymi dlatego – w czasach gdy przesłanie e-maila na drugą część globu trwa kilka sekund – tak trudno zaufać naszej e-administracji choćby tylko w obszarze e-doręczeń.