Trzeba przyjmować e-faktury. Jeśli nadejdą
Od 18 kwietnia wszystkie jednostki publiczne mają obowiązek przyjmować faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych. Na razie dotyczy to tylko nowych przetargów powyżej 30 tys. euro, ale już od 1 sierpnia temu wymogowi podlegać będą także postępowania poniżej progu.
Nie ma jednak powodów do paniki, choć kilka spraw „informatycznych” trzeba przy tej okazji wyjaśnić. Przede wszystkim: nie chodzi tu o dokumenty zapisane w jednym z popularnych formatów komputerowych i przesyłane do urzędu pocztą elektroniczną. Choć są one wygodne oraz prawnie do obrotu dopuszczone, to z uwagi na brak jednolitych wzorców nie nadają się do automatycznego przetwarzania dokumentów przez systemy informatyczne.
Warto przypomnieć, że głównym celem ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym jest wdrożenie do polskiego porządku prawnego przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Chodzi w niej o ograniczenie barier dla handlu transgranicznego, wynikających z różnych wymogów prawnych i norm technicznych dotyczących e-fakturowania. Zobowiązanie organów administracji publicznej wszystkich szczebli do akceptowania ustrukturyzowanych faktur w postaci elektronicznej zgodnych z normą europejską EN 16931-1:2017 ma temu zaradzić. Przy czym pamiętajmy, że dotyczy to dokumentów płatniczych wystawianych przez wykonawców w związku z realizacją umów zawartych w sprawie zamówień publicznych i koncesji (zatem nie tylko faktur, ale także ich korekt, not księgowych itd.).
art. 5 pkt 2.
Zamawiający zakłada konto na platformie przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. źródło: DzU z 2018 r., poz. 2191
Co ciekawe, w wypadku zamówień, co do których nie stosuje się przepisów pzp, można wyłączyć stosowanie (przyjmowanie) ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Trzeba tylko o tym napisać w dokumencie rozpoczynającym postępowanie. Najlepsze jest to, że wykonawca wcale nie musi nam (przynajmniej na razie) takiej e-faktury wystawiać! Jednak zgodnie z art. 5 wspomnianej ustawy każdy zamawiający musi założyć konto w systemie informatycznym do elektronicznego fakturowania (dalej: PEF). W tym celu należy skorzystać z jednej z dwóch bezpłatnych usług, dostępnych na stronie efaktura.gov.pl. Wspierają one proces obsługi zamówień publicznych w fazie po udzieleniu zamówienia i obsługują obecnie sześć usług.
Co ważne, w ramach jednego podmiotu można założyć wiele kont z różnymi uprawnieniami (pierwsze założone to konto administratora podmiotu). Opisy merytoryczne faktur trzeba wykonywać w systemach dziedzinowych, które docelowo najlepiej z PEF zintegrować. Bo przecież urzędnicy nie będą tych dokumentów drukować, prawda?