Nadchodzi czas zamówień i faktur elektronicznych
Elektroniczny obieg faktur może być nawet o 50–80 proc. tańszy w stosunku do obiegu papierowego. Tymczasem zaledwie 8-11 proc takich dokumentów jest przesyłanych elektronicznie. Na dodatek aż 90 proc. przedsiębiorców i tak je po otrzymaniu drukuje. Nowe przepisy mają to zmienić.
Według szacunków firmy Billentis w 2017 r. w Europie wystawionych zostanie 37 miliardów faktur. Z badań Konfederacji Lewiatan wynika, że w Polsce „produkowanych” jest ok. 1,5 mld takich dokumentów, a jedynie 8–11 proc. z nich jest przesyłanych elektronicznie. W praktyce faktury te mają jednak postać pliku PDF i po otrzymaniu są przez odbiorcę drukowane (robi tak 90 proc. przedsiębiorców), bo nie da się ich automatycznie wprowadzić np. do programu księgowego. Oznacza to przerwanie ścieżki elektronicznej i konieczność ponownego wprowadzenia danych z rachunków do systemu informatycznego. W sposób oczywisty podnosi to koszty prowadzenia działalności gospodarczej – wydłuża też czas przetwarzania dokumentacji (a więc i płatności) oraz zwiększa ryzyko pomyłek.
Coraz więcej klientów oczekuje od swoich dostawców faktur w formie elektronicznej. Z tego względu w kolejnych latach oczekuje się dla rynku elektronicznego fakturowania tempa wzrostu utrzymującego się na poziomie 20-30%. źródło: Billentis.com
Eksperci twierdzą, że w pełni elektroniczny obieg faktur może być nawet o 50–80 proc. tańszy w stosunku do obiegu papierowego! Korzyści z cyfryzacji procesu fakturowania zauważyła Unia Europejska, przyjmując dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/EU w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Za jej sprawą powstanie jeden, obowiązujący we wszystkich krajach Wspólnoty wzór faktury elektronicznej (norma europejska), a kupujący, czyli administracja publiczna, będzie zobowiązany do przyjmowania faktur w postaci elektronicznej ustrukturalizowanej! Dla urzędów oznacza to konieczność przystosowania organizacji do elektronicznego procesu odbioru i akceptacji faktur oraz niezbędne modyfikacje systemów informatycznych do obsługi nowych procedur. Ministerstwo Rozwoju zapowiada, że w przyszłym roku zostanie uruchomiona rządowa Platforma Elektronicznego Fakturowania (PeF), której zadaniem będzie dostarczanie faktur i innych dokumentów elektronicznych w dostawach publicznych.
Fakturowanie nie jest jednak procesem samoistnym, a wystawienie rachunku poprzedzone jest najczęściej umową lub zleceniem dostawy. Automatyzacja procesu fakturowania przełoży się zatem także na inne sfery obrotu: automatyzację zamówień, wysyłek, potwierdzeń odbioru, tworzenia i wysyłania faktur oraz płatności. Warto przy tej okazji zauważyć, że przepisy zobowiązujące zamawiających (w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych) do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych wejdą w życie 26 listopada 2018 r., czyli nieco miesiąc po tym, jak wszystkie podmioty publiczne zostaną zobligowane do prowadzenia postępowań o udzielanie zamówień publicznych z wykorzystaniem platformy e-Zamówienia.